Стратегии для Планирования и Проведения Эффективных Встреч
Вы знали, что деловые руководители тратят приблизительно половину их времени, сидя на встречах? Фактически, 40 - 50 процентов их рабочих часов потребляются встречами, согласно исследованию Школой Annenberg Коммуникаций в UCLA и Университете Training Development Research Center Миннесоты.
Встречи неизбежны - являетесь ли Вы деловым руководителем или членом добровольца, социальной, или гражданской организации. Но встречи могут быть очень эффективным и эффективным способом общаться, если должным образом планируется и проводится. Чтобы помочь Вам осуществить успешные встречи, ниже некоторые ключевые стратегии следовать. Вы можете только должны быть обратиться к нескольким из них, если Вы проводите неофициальную встречу. Для встречи с главными последствиями Вы должны дать всем или большинству этих областей осторожное рассмотрение.
До Встречи
Во-первых, Вы должны будете определить цель встречи и развить повестку дня с сотрудничеством ключевых участников. Тогда распределите повестку дня и распространите второстепенные материальные, длинные документы или статьи загодя. Это заставит участников чувствовать себя готовыми, вовлеченными и современными, таким образом они смогут быть готовы сделать ценные вклады во встречу.
Затем, выберите подходящее время для всех, чтобы собраться. Также важно установить срок и придерживаться этого, в максимально возможной степени. Участники имеют другие обязательства и, более вероятно, посетят встречи, если Вы делаете их столь же производительными, предсказуемыми и короткими насколько возможно.
Если возможно, настраивает комнату, таким образом посетители могут встретиться в кругу, полукруге - или ряды U-shaped для больших групп. Местоположение, которое Вы выбираете, должно удобно удовлетворить размеру Вашей группы. Комнаты, которые являются слишком маленькими, могут стать душными и создать напряженность; большая комната более удобна и поощряет индивидуальное выражение.
Во время Встречи
Приветствуйте посетителей и заставьте их чувствовать себя долгожданными, даже опоздавшие когда приспособлено. Если возможно, служите легкому завтраку, чтобы помочь сломать лед и заставить всех чувствовать себя удобными.
Начните встречу вовремя, таким образом Вы можете закончить вовремя. Начало рассматривая повестку дня и устанавливая приоритеты для встречи. Палка близко к повестке дня, но также и поощряют обсуждение группы собирать все точки зрения. Держите беседа сосредоточилась на теме, и пожалуйста попросите только конструктивные и оригинальные комментарии.
Тактично закончите обсуждения, когда они никуда не идут или становятся слишком раздражительными. Как лидер, поданный хороший пример, слушая внимательно и показывая оценку для входа участников.
Держите минуты встречи для будущей ссылки в случае, если вопрос или проблема возникают. Суммируйте любые достигнутые соглашения и закончите встречу на положительном примечании. Например, сделайте так, чтобы участники добровольно предложили разделять их взгляды относительно того, какие хорошие идеи или положительные события они чувствуют себя следовавшими встреча. И прежде, чем все уезжают, не забывайте назначать дату, время и помещать для следующей встречи.
После Встречи
Убедитесь, что расшифровали и распределили минуты встречи в течение трех или четырех дней. Это поможет укрепить важность встречи и дать участникам ясный и точный отчет того, что имело место. Развейте любые решения делегации и гарантируйте, что все участники понимают и выполняют свои обязанности. Дайте признание и оценку к превосходному и своевременному продвижению. И помещенный любой незаконченный бизнес в повестку дня для следующей встречи.
Вы должны также периодически оценивать встречи и работу над любыми областями то улучшение потребности. Помните, встречи, которые эффективно запланированы - от начала до конца - могут оставить участников со смыслом выполнения и увеличить полный успех Вашей организации.
Об Авторе
Авторское право © 2004
Кейт Smalley
Секретарь Коннектикута
Секретарский Внештатный работник и Услуги Транскрипции
